Zapier, Make eller n8n? Værktøjet er det mindste valg

Zapier, Make og n8n er tre af de mest brugte værktøjer til at automatisere arbejdsgange mellem systemer, og de er alle tre gode. Står du og skal vælge, er det ærlige svar, at valget af værktøj sjældent er det, der afgør, om automatiseringen bliver en succes. Det gør måden, den bliver bygget og vedligeholdt på.

Tre gode værktøjer

Zapier er det nemmeste sted at starte. Det har færdige forbindelser til tusindvis af apps, og en medarbejder uden teknisk baggrund kan have den første automatisering kørende på en eftermiddag. Det passer til virksomheder, der vil hurtigt i gang med enkle flows.

Make giver mere kontrol. Flows bygges visuelt som et diagram med forgreninger og filtre, så det er nemt at se, hvad der sker med data undervejs. Det passer, når flowsene bliver mere komplekse.

n8n er til dem, der vil have fuld kontrol. Det kan køre på egen server, så data bliver hos jer, og der er plads til egen kode, hvor de færdige byggeklodser ikke slår til. Det passer til teams med lidt teknisk kapacitet.

Hvorfor automatiseringer går i stykker

De fleste automatiseringer, jeg ser i mindre virksomheder, er bygget én ad gangen, når et problem opstod. Hver for sig løste de noget. Tilsammen er de blevet et net af afhængigheder, som ingen har overblik over.

• Ingen ved præcis, hvilke flows der kører, og hvem der har lavet dem
• Et flow fejler i stilhed, og det opdages først, når en kunde mangler en faktura
• Den medarbejder, der byggede det, er stoppet
• De samme kundedata findes i tre systemer, og ingen ved, hvilket der har ret

Det er de samme problemer i alle tre værktøjer. Et skift fra Zapier til n8n løser dem ikke.

Det, der faktisk afgør resultatet

Hvem ejer løsningen?

Hver automatisering skal have en ejer, der ved, hvad den gør, og hvorfor den findes. Uden en ejer bliver den ikke rettet, når forretningen ændrer sig.

Hvad sker der, når noget fejler?

Et flow vil fejle før eller siden, fordi et system ændrer sig, eller fordi data ser anderledes ud end forventet. Spørgsmålet er, om nogen får besked med det samme, og om fejlen kan rettes, uden at data går tabt.

Hvor ligger sandheden?

Før I automatiserer, skal det være besluttet, hvilket system der ejer hvilke data. Kunden ejes måske af CRM'et, fakturaen af regnskabet og ordren af webshoppen. Automatiseringen flytter data efter de regler. Den opfinder dem ikke.

Hvad koster det at ændre senere?

Et flow med 40 trin, som ingen har dokumenteret, er dyrt at ændre. En automatisering, der er bygget i små, navngivne dele med en kort beskrivelse, kan en anden overtage.

Sådan vælger du alligevel

Når de spørgsmål er på plads, er valget af værktøj overskueligt:

• Få, enkle flows og ingen teknisk kapacitet: Zapier
• Flere og mere komplekse flows, hvor I vil kunne følge data undervejs: Make
• Krav om at data bliver hos jer, eller behov for egen kode: n8n
• Flows, der er kernen i driften, fx ordre til faktura: overvej en egentlig integration, se integrationer og API

Det vigtigste er ikke at vælge rigtigt første gang. Det er at bygge, så løsningen kan vedligeholdes og flyttes, hvis behovet ændrer sig. Det er det, jeg hjælper med under marketing automation.

• Automatisering
• Zapier
• Make
• n8n